Rozliczanie mobilności studentów w ramach programu Erasmus+ w związku z COVID-19

Komunikat Prorektora ds. Kształcenia PŁ w sprawie rozliczania mobilności studentów w ramach programu Erasmus+, które z powodu pandemii COVID-19 zostały anulowane, zawieszone lub zakończone przed czasem

Komunikat wydany na podstawie Zarządzenia Nr 21/2020 Rektora Politechniki Łódzkiej z dnia 9 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem wirusa SARS-CoV-2 w Politechnice Łódzkiej.

ZASADY OGÓLNE:
Rozliczenie finansowe mobilności studenta następuje na podstawie zaświadczenia o pobycie wydanego przez instytucję przyjmującą.

SYTUACJA 1 – STUDENT WYJECHAŁ ZA GRANICĘ I Z POWODU COVID-19 WRÓCIŁ DO KRAJU
 

Wsparcie indywidualne:
Student ma prawo zachować stypendium za czas kształcenia/praktyki w uczelni/instytucji partnerskiej od dnia rozpoczęcia nauki/praktyki do czasu zawieszenia zajęć w formie tradycyjnej/ zawieszenia praktyki. Np. jeśli mobilność rozpoczęła się 1 stycznia i miała trwać do 1 lipca br., a uczelnia zawiesiła zajęcia 15 marca br. to student ma prawo do wsparcia indywidualnego za okres od 1 stycznia do 15 marca.
Student musi zwrócić pozostałą część dofinansowania, tj. od dnia zawieszenia zajęć w uczelni partnerskiej/ zakończenia praktyki za granicą (we wspomnianym przykładzie za okres od 16 marca do 1 lipca), jeśli spełnione są wszystkie trzy w przypadku studiów lub dwa w przypadku praktyki niżej wymienione warunki:

• student nie planuje powrotu do uczelni/ instytucji partnerskiej, kiedy ta zostanie ponownie otwarta;
• student, mimo zaoferowania przez uczelnię partnerską nauki online nie korzysta z niej – nie dotyczy wyjazdów na praktyki;
• student nie ponosi żadnych kosztów związanych z mobilnością (np. z tytułu zakwaterowania zagranicą) nawet jeśli jest z powrotem w kraju.

Jeśli student mimo powrotu do kraju nadal jest zobowiązany ponosić koszty np. za zakwaterowanie, których nie można było odzyskać, tj. z dowodów przedstawionych przez studenta wynika, że okres ponoszenia ww. kosztów jest dłuższy od okresu pobytu za granicą potwierdzonego przez instytucję partnerską – jest to przypadek „siły wyższej” i na rozliczenie takich kosztów uczelnia musi mieć zgodę NA. W tej sytuacji studentowi, po uzyskaniu zgody Narodowej Agencji, przysługiwać będzie wsparcie indywidualne wg stawek ryczałtowych za każdy miesiąc, za który ponosi ww. koszty.

Podróż:
Jeśli student nie kupił wcześniej biletu na powrót do Polski wynikającego z daty zakończenia mobilności, zapisanej w umowie finansowej uczelnia-student, to uznanie kosztów biletu zakupionego z powodu COVID-19 nie jest możliwe, bo na pokrycie kosztów mobilności studenta przewidziane jest stypendium otrzymane w ramach wsparcia indywidualnego (KA103 – kraje programu) lub ryczałt na podróż (KA107 – kraje partnerskie).
Jeśli student ma bilet powrotny do Polski (np. na 1 lipca), to uznanie przez uczelnię kosztów związanych z zakupieniem dodatkowego biletu z powodu COVID-19 będzie możliwe tylko wtedy, kiedy student nie jest w stanie pokryć takiego kosztu z otrzymanej/przysługującej kwoty stypendium. Do rozliczenia kosztu dodatkowego biletu mają zastosowanie stawki ryczałtowe wynikające z kalkulatora odległości a nie koszty rzeczywiste. Koszty zakupu dodatkowego biletu będą weryfikowane na podstawie:

• dowodu, że poniesionych wcześniej kosztów z tytułu zakupu biletu powrotnego nie udało się odzyskać w żadnej formie,
• dowodów potwierdzających, że student nie był w stanie pokryć kosztu dodatkowego biletu z otrzymanego/należnego stypendium.

SYTUACJA 2 – STUDENT WYJECHAŁ ZA GRANICĘ, ZAWIESIŁ SWOJĄ MOBILNOŚĆ I NIE WRÓCIŁ/NIE MOŻE WRÓCIĆ DO KRAJU

Wsparcie indywidualne:
Student ma prawo zachować stypendium za czas kształcenia w uczelni partnerskiej/praktyki w instytucji przyjmującej od dnia rozpoczęcia nauki/praktyki do czasu zawieszenia zajęć w formie tradycyjnej/ zawieszenia praktyki. Np. jeśli mobilność rozpoczęła się 1 stycznia i miała trwać do 1 lipca br., a uczelnia zawiesiła zajęcia/instytucja zawiesiła praktykę 15 marca br., to student ma prawo do wsparcia indywidualnego za okres od 1 stycznia do 15 marca br.
Student będzie uprawniony do zachowania dofinansowania również za czas kształcenia w uczelni partnerskiej/ praktyki w instytucji od dnia wznowienia zajęć w formie tradycyjnej/praktyki do dnia zakończenia mobilności.
Za okres „przerwy” uczestnicy mogą ubiegać się o dofinansowanie, jeśli:

• planują kontynuować mobilność w uczelni/instytucji partnerskiej, kiedy ta zostanie ponownie otwarta i w przypadku studiów - uczestniczą w zajęciach online, jeśli takie zostały im zaoferowane;
• nie mogą wrócić do Polski z powodu ograniczeń nałożonych przez władze kraju, w którym przebywają.

Po rozpatrzeniu sytuacji każdego studenta indywidualnie uczelnia poinformuje wstępnie
stypendystę o wysokości obliczonego/należnego dofinansowania.

SYTUACJA 3 – STUDENT NIE WYJECHAŁ JESZCZE ZA GRANICĘ, ALE PONIÓSŁ KOSZTY ZWIĄZANE Z ORGANIZACJĄ SWOJEGO WYJAZDU

Uznanie kosztów będzie możliwe tylko i wyłącznie wtedy, kiedy przed datą rozpoczęcia mobilności stypendysty został podpisany formalny dokument, który dawał studentowi prawo do rozpoczęcia organizacji wyjazdu (np. umowa finansowa z uczelnią, „Porozumienie o programie studiów/praktyki” (LA) podpisane przez trzy strony, nominacja potwierdzona przez instytucję przyjmującą).
Student może wnioskować o zwrot kosztów podróży, pod warunkiem przedłożenia uczelni macierzystej dokumentacji, z której wynika, że poniósł koszty oraz że nie udało się ich odzyskać w jakiejkolwiek formie.
Do rozliczenia kosztu biletu mają zastosowanie stawki ryczałtowe wynikające z kalkulatora odległości a nie koszty rzeczywiste.
Pozostałe bezzwrotne koszty związane z organizacją wyjazdu, który został odwołany (np. kaucja za akademik, wiza, ubezpieczenie), mogą być w części pokryte ze wsparcia organizacyjnego uczelni.
Student ubiegający się o uznanie powyżej opisanych kosztów jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego dodatkowego wsparcia finansowego z PŁ w wysokości 250 euro (jeśli je otrzymał).

UWAGA:
Semestr nauki rozliczany jest jako semestr kształcenia w uczelni zagranicznej, jeżeli student uzyska minimum 50% sumy punktów ECTS przewidzianych na ten okres w Learning Agreement for Studies (część Before the mobility) w uczelni zagranicznej. W przypadku wyższej liczby punktów niż 30 ECTS zatwierdzonej w Learning Agreement for Studies (część Before the mobility) ustala się, że 15 pkt ECTS jest liczbą minimalną do uznania semestru jako kształcenia w uczelni zagranicznej.

prof. dr hab. inż. Krzysztof Jóźwik
Prorektor ds. Kształcenia PŁ
Kierownik Sztabu Antykryzysowego