WelcomeTULodz

WelcomeTULodz - Organizacja Welcome Point dedykowanego obsłudze zagranicznych studentów i kadry w Politechnice Łódzkiej

Informacje o projekcie

Projekt jest realizowany przez Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ, w ramach programu Welcome to Poland 2021 w okresie od maja 2022 do kwietnia 2023.

Program jest wdrażany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej i współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. „Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy - Welcome to Poland” (Działanie: 3.3 Umiędzynarodowienie polskiego szkolnictwa wyższego), określony we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

Celem projektu jest zwiększenie zdolności instytucjonalnej Politechniki Łódzkiej (PŁ) w obszarze internacjonalizacji poprzez utworzenie punktu obsługi zagranicznych studentów, kadry i gości „Welcome Point PŁ” oraz podniesienie kompetencji pracowników CWM w tym

zakresie. Projekt zakłada realizację działań:

- dostosowanie i wyposażenie pomieszczenia w budynku Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ na potrzeby punktu obsługi - „Welcome Point PŁ”

- przygotowanie materiałów informacyjnych niezbędnych do obsługi osób z zagranicy

- zatrudnienie pracowników obsługujących i określenie organizacji pracy „Welcome Point PŁ”

- udział pracowników CWM w szkoleniach dot. profesjonalnej obsługi obcokrajowców na uczelni.

Głównym rezultatem projektu będzie uruchomienie Welcome Point PŁ jako centralnego, dostępnego i przyjaznego miejsca obsługi osób z zagranicy na uczelni, obsługiwanego przez wysoko wykwalifikowaną kadrę i wyposażonego w niezbędne zasoby, w tym materiały informacyjne. Drugim rezultatem będzie podniesienie kwalifikacji kadry CWM w zakresie obsługi obcokrajowców. Projekt przyczyni się do podniesienia jakości obsługi w PŁ osób z zagranicy poprzez usprawnienie dostępu do informacji i ułatwienie zagranicznym studentom, doktorantom i naukowcom funkcjonowania w środowisku akademickim w PŁ. W dłuższej perspektywie projekt przyczyni się do zwiększenia atrakcyjności PŁ jako miejsca nauki i pracy dla obcokrajowców, a co za tym idzie zwiększenia poziomu internacjonalizacji uczelni.

W przypadku pytań, prosimy o kontakt z Biurem Projektu: Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ, ul. Żwirki 36, 90-539 Łódź, budynek A16, mgr Paulina Danieluk, tel. (+42) 638 38 57, e-mail: welcomepoint@info.p.lodz.pl

Podjęte działania w celu podniesienia kwalifikacji kadry CWM w zakresie obsługi obcokrajowców

W wyniku przeprowadzonej wśród pracowników Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ analizy potrzeb w zakresie brakujących kompetencji wymaganych na danym stanowisku (ankieta przeprowadzona w październiku 2021) zaplanowano cykl szkoleń. Następnie, przeprowadzono procedurę wyboru firm szkoleniowych i wybrano wykonawców szkoleń.

Jako pierwsze z cyklu przeprowadzono  szkolenie dedykowane pt. „Protokół dyplomatyczny z elementami savoir-vivre”. Zorganizowano 3 edycje tego szkolenia w formule stacjonarnej w siedzibie CWM dla 45 uczestników (3 grupy po 15 osób) w terminie: 17-18.10.2022, 27-28.10.2022 oraz 03-04.11.2022. Program szkolenia poruszał tematykę związaną z protokołem dyplomatycznym, przyjmowaniem delegacji krajowych i zagranicznych, różnicami kulturowymi, przyjmowaniem gości wewnętrznych i zewnętrznych, profesjonalną korespondencją, etykietą w pracy i wieloma innymi ciekawymi tematami.

Kolejnym z cyklu było dwudniowe szkolenie o charakterze warsztatowym pt.  „Profesjonalny sekretariat i korespondencja służbowa” w łącznym wymiarze 16 godzin zorganizowane w terminie 07-08.11.2022. Celem tych efektywnych warsztatów praktycznych była nauka satysfakcjonującego pełnienia roli pracownika sekretariatu,  trening skutecznych zachowań w różnych sytuacjach pracy sekretariatu, omówienie biurowego savoir-vivre, odpowiedzialnego budowania własnego samopoczucia oraz efektywności w kontaktach interpersonalnych, jak również uzyskanie wiedzy w zakresie kształtowania właściwego wizerunku.

W dniach 28 i 29 listopada 2022 roku odbyło się szkolenie w wymiarze 6 godzin dziennie pt.: „Zasady zatrudniania obcokrajowców i legalizacja ich pobytu w Polsce”. Szkolenie zostało zorganizowane na terenie CWM PŁ dla 10 uczestników. W szkoleniu wzięli udział pracownicy CWM PŁ, osoby pracujące w Kwesturze PŁ oraz w Centrum Zarządzania Kapitałem Ludzkim PŁ.  Program szkolenia obejmował kompletny zakres wiedzy związanej z zatrudnianiem obcokrajowców w Polsce, w tym:

• zagadnienia z zakresu pobytu i pracy w Polsce obcokrajowców spoza Unii Europejskiej,
• uzyskiwanie zezwoleń na pracę w Polsce,
• rodzaje i sposoby wypełniania wymaganych załączników oraz opłat do wniosków składanych w zakresie powierzenia pracy na podstawie oświadczenia, powierzenia pracy na podstawie pozwoleń na pracę, jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,
• zatrudnianie cudzoziemców będących obywatelami Unii Europejskiej,
• zmiany i specjalne rozwiązania dotyczące pobytu i zatrudniania cudzoziemców w Polsce w czasie epidemii COVID-19/stanu zagrożenia epidemicznego,
• zmiany w zakresie zatrudniania i pobytu cudzoziemców w Polsce od 29 stycznia 2022 roku,
• regulacje dotyczące pobytu i pracy obywateli Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym,
• warsztaty z wypełniania dokumentacji oraz przebiegu procedur urzędowych w zależności od rodzaju spraw.

„Oprowadzanie gości zagranicznych po kampusie PŁ i okolicach”

to kolejne z cyklu szkoleń organizowane w ramach projektu Organizacja Welcome Point dedykowanego obsłudze zagranicznych studentów i kadry w Politechnice Łódzkiej, w ramach programu Welcome to Poland 2021 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. Szkolenie miało charakter warsztatowy i zrealizowane zostało w języku angielskim. Szkolenie odbyło się 12 i 13 grudnia 2022:

• 12.12.2022 część teoretyczna szkolenia zorganizowana została w budynku Centrum Współpracy Międzynarodowej, przewidziano również przerwę kawową trwającą 30 min., która rozpoczęła się o godz. 12:00 na terenie tego samego budynku w bufecie.

• 13.12.2022 odbyły się praktyczne zajęcia w grupach: 1-a grupa w godz. 8:00 - 12:00, 2-a grupa w godz. 12:00 - 16:00. Z uwagi na duże wyzwanie jakie sprawiła aura (śnieg i mróz) uczestnicy przygotowali adekwatne ubranie: ciepłe i wygodne obuwie oraz ciepły i odporny na deszcz/śnieg strój. 

Program szkolenia obejmował kompletny zakres wiedzy, w tym zagadnienia z zakresu: 

zarys informacji o zabytkach Łodzi (w tym o zabytkowych budynkach na terenie kampusu PŁ) oraz oprowadzanie po kampusie PŁ i okolicach.

Wiosną 2023 roku odbyło się kolejne szkolenie o charakterze warsztatowym pt. „Komunikacja międzykulturowa ze szczególnym uwzględnieniem kultur państw pozaeuropejskich” w wymiarze 2 dni szkolenia po 8h, każdego dnia (1h – godzina zegarowa 60 min.) dla Politechniki Łódzkiej (1 grupa 10 osób). Program szkolenia  obejmował kompletny zakres wiedzy, w tym zagadnienia z zakresu:

• Wprowadzenie do teorii komunikacji międzykulturowej
• Różnice i wyzwania w kontaktach międzykulturowych
• Analiza kodów kulturowych występujących w Afryce, w krajach arabskich i azjatyckich.
• Komunikacja werbalna i niewerbalna w kontekście kultur pozaeuropejskich (różnice w gestach, przestrzeni osobistej, rola ciszy, kontakt wzrokowy) z naciskiem na kraje  afrykańskie i azjatyckie.
• Różne normy i wartości- wymiary kulturowe i ich wpływ na komunikację
• Stereotypy i ich wpływ na kontakty międzykulturowe
• Praca w zespole międzykulturowym

„Inteligencja emocjonalna oraz metody pracy z emocjami dla osób dorosłych z wykorzystaniem kart emocji” to szkolenie w wymiarze dwóch warsztatów 3 dniowych po 8h (1h – godzina zegarowa 60 min.) dla Politechniki Łódzkiej (2 grupy po 10 osób każda), w odstępach tygodniowych. Każdy dzień szkolenia był oddzielony od poprzedniego co najmniej tygodniową przerwą. W czasie przerw uczestnicy mieli do wykonania specjalnie przygotowane zadania, w celu utrwalenia nowych nawyków pracy z emocjami i reakcji w codziennych sytuacjach zawodowych. W ramach szkolenia uczestnicy zaopatrzeni zostali w zestaw materiałów szkoleniowych w postaci: 1 zestaw kart emocji dla każdego z uczestników oraz dostępu do dzienniczka pracy z emocjami oraz certyfikatów ukończenia szkolenia.

Program szkolenia obejmował zagadnienia z zakresu:

• Na czym polega metodologia pracy z kartami emocji?
• Czym są emocje i jak możemy je kształtować?
• Inteligencje Emocjonalna – podstawy zarządzania
• Jak wykorzystać karty emocji w edukacji?
• Jak wykorzystać karty emocji w pracy indywidualnej?
• Jakie pytania zadawać podczas pracy z kartami emocji?
• Jak wykorzystać karty emocji do pracy samodzielnej?
• Czym są potrzeby i jak ich nazywanie pomaga w zarządzaniu emocjami?
• Jak poszerzać możliwości reakcji w trudnych sytuacjach życiowych?
• Poszukiwanie skutecznych strategii wyrażania emocji oraz zaspokajania potrzeb.
• Ramy i przeramowanie jako metody kształtowania emocji.
• Omówienie poszczególnych ram i możliwości ich wykorzystania.
• Wykorzystanie kart emocji do pracy z zespołem?
• Tworzenie własnych scenariuszy za pomocą

Kolejne szkolenie o charakterze warsztatowym to „Getting Things Done level 1: Fundamentals®”. Był to 2-dniowy warsztat dla grupy 20 osób. Przygotowano dla uczestników programu, i wdrożono zasady związane z zarządzaniem zadaniami  zawarte w książce „Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Przekazano uczestnikom dostęp do aplikacji mobilnej, która za pomocą microlearningu przez 16 tygodni będzie wspierać w przekuciu nowej wiedzy w trwałe nawyki oraz, po 1-2 tygodniach od warsztatu, zorganizowano spotkanie on-line na sesji Przeglądu Tygodniowego, która pozwoliła uczestnikom uporządkować zdobytą wiedzę. Sesja była prowadzona on-line i trwała ok 1,5h.

Program szkolenia obejmował zagadnienia z zakresu:

• Czym jest produktywność i jak jej doświadczamy
• 5 kroków GTD® do utrzymania kontroli nad zobowiązaniami
• Gromadzenie - uchwycenie wszystkich spraw, które zaprzątają naszą uwagę
• Analizowanie - podjęcie szybkiej i pewnej decyzji, w jaki sposób zająć się daną sprawą
• Porządkowanie - zbudowanie i posługiwanie się intuicyjnym systemem przypomnień
• Przegląd - nawyk upewniania się, że wszystkie zobowiązania są właściwie zaopiekowane
• Działanie - wykorzystanie systemu tak, aby zająć się tym, co najważniejsze w danej chwili
• Najlepsze praktyki dotyczące poszczególnych kroków GTD®
• Tworzenie własnego systemu w oparciu o Wasze narzędzia (np. MS Outlook, Google i inne)
• Wykorzystanie kalendarza zgodnie z GTD®
• Wykorzystanie list zadań zgodnie z GTD®
• Porządkowanie e-maili i opróżnianie e-mailowego inboxu do zera.

Ostatnie szkolenie zrealizowane wiosną 2023r to „GETTING THINGS DONE® LEVEL 2: PROJECTS & PRIORITIES”. To również był 2-dniowy warsztat dla grupy 20 osób.

Rezultatem szkolenia było: Wyklarowanie swoich celów, by móc w pełni zaangażować się w ich realizację.

Uczestnicy mogli dowiedzieć się, jak planować nowe projekty i zarządzać priorytetami zgodnie z GTD®.

INFORMACJA O PROMOCJI PROJEKTU

12 listopada 2022 podczas zorganizowanych przez stowarzyszenie absolwentów IFE Politechniki Łódzkiej obchodów 30-lecia istnienia IFE czyli Centrum Kształcenia Międzynarodowego Politechniki Łódzkiej zaprezentowano projekt pt. „Organizacja Welcome Point dedykowanego obsłudze zagranicznych studentów i kadry w Politechnice Łódzkiej” w ramach programu „Welcome to Poland 2021”, który realizowany jest przez  Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ w okresie od maja 2022 do kwietnia 2023.

Program jest wdrażany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej i współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. „Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy - Welcome to Poland” (Działanie: 3.3 Umiędzynarodowienie polskiego szkolnictwa wyższego), określony we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

Obchody 30-lecia istnienia IFE były świetną okazją do spotkania się w gronie kolegów i koleżanek, absolwentów IFE oraz kadry PŁ, nawiązywania nowych relacji a także wymiany wiedzy, umiejętności i doświadczeń.

Impreza została zorganizowana w nowoczesnym budynku Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ dla ponad 150 osób, w którym podczas części oficjalnej odbywającej się w auli, o projekcie opowiedziała Pani dr inż. Dorota Piotrowska, prof. PŁ, Dyrektor CWM PŁ.

Kwota dofinansowania projektu z UE wynosi 225 896,00 złotych.

Celem projektu jest zwiększenie zdolności instytucjonalnej Politechniki Łódzkiej w obszarze internacjonalizacji, poprzez utworzenie „Welcome Point”, czyli punktu obsługi zagranicznych studentów, kadry i gości oraz podniesienie kompetencji pracowników CWM w tym zakresie.

Realizacja zadań w ramach projektu zwiększy wzrost zaangażowania działalności Politechniki Łódzkiej za granicą a punkt obsługi „Welcome Point” będzie niezbędnym wsparciem w procesie przyjmowania zagranicznych gości i zwiększy zarówno efektywność jak i jakość działań związanych z internacjonalizacją a także podniesie atrakcyjność PŁ jako miejsca nauki i pracy dla obcokrajowców.

W Politechnice Łódzkiej odbyła się Konferencja „Welcome Point w Politechnice Łódzkiej” podsumowująca projekt pn.: Organizacja Welcome Point dedykowanego obsłudze zagranicznych studentów i kadry w Politechnice Łódzkiej

W przeddzień długiego weekendu, 28 kwietnia 2023 roku, w Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ pojawili się znakomici prelegenci konferencji pt. „Welcome Point w Politechnice Łódzkiej”: Jakub Ujejski – GTD® Master Trainer, GTD Polska, Iga Kosecka – Operations Manager, GTD Polska, Maciej Kronenberg – Prezes Zarządu, Centrum Inicjatyw na rzecz Rozwoju REGIO oraz Aga Rogala –  Pedagog terapeuta, trener EQdo®, znana influencerka. W konferencji wzięli również udział pracownicy CWM oraz zaproszeni goście.

Na wstępie podsumowano projekt, który był realizowany przez Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ, w ramach programu Welcome to Poland 2021, w okresie od maja 2022 do kwietnia 2023. Program jest wdrażany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej i współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. „Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy - Welcome to Poland” (Działanie: 3.3 Umiędzynarodowienie polskiego szkolnictwa wyższego), określony we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

Główną ideą realizacji projektu było wyjście naprzeciw rosnącej liczbie studentów z zagranicy i reprezentantów kadry zagranicznej w PŁ. Grupy te często mierzą się z wyzwaniami, np. w polskich urzędach i potrzebują wsparcia z powodu bariery językowej. Jak wiadomo, przyjmowanie obcokrajowców to długi proces – od nawiązania kontaktu, poprzez utrzymywanie więzi, zorganizowanie zakwaterowania, podróży, planu zajęć, zatrudnienie itp. Dlatego właśnie istnienie Welcome Point jest niezbędne w procesie przyjmowania gości zagranicznych i zwiększy efektywność jakościową oferowanych usług. Działalność punktu przyczyni się do podniesienia jakości obsługi osób z zagranicy poprzez usprawnienie dostępu do informacji i ułatwienie zagranicznym studentom, doktorantom i naukowcom funkcjonowania w środowisku akademickim PŁ. W dłuższej perspektywie projekt zaowocuje zwiększeniem atrakcyjności PŁ, jako miejsca nauki i pracy dla obcokrajowców, a co za tym idzie podniesieniem poziomu internacjonalizacji uczelni.

Jednym z celów projektu było także zwiększenie zdolności instytucjonalnej Politechniki Łódzkiej w obszarze internacjonalizacji poprzez podniesienie kompetencji pracowników CWM w zakresie obsługi obcokrajowców.  Dla realizacji powyższego powzięto działania, takie jak dostosowanie i wyposażenie pomieszczenia w budynku Centrum Współpracy Międzynarodowej, przygotowanie materiałów informacyjnych niezbędnych do obsługi osób z zagranicy, zatrudnienie pracowników obsługujących i określenie organizacji pracy Welcome Pointu oraz udział pracowników CWM w szkoleniach dot. profesjonalnej obsługi obcokrajowców na uczelni.

W wyniku przeprowadzonej wśród pracowników CWM PŁ analizy potrzeb w zakresie brakujących kompetencji wymaganych na danym stanowisku (ankieta przeprowadzona w październiku 2021) przeprowadzono cykl szkoleń:

• „Protokół dyplomatyczny z elementami savoir vivre”
• „Profesjonalny sekretariat i korespondencja służbowa”
• „Zasady zatrudniania obcokrajowców i legalizacja ich pobytu w Polsce”
• „Oprowadzanie gości zagranicznych po kampusie PŁ i okolicach”
• „Komunikacja międzykulturowa ze szczególnym uwzględnieniem kultur państw pozaeuropejskich”
• „Inteligencja emocjonalna oraz metody pracy z emocjami dla osób dorosłych z wykorzystaniem kart emocji EQdo®”
• „GETTING THINGS DONE® LEVEL 1: FUNDAMENTALS”
• „GETTING THINGS DONE® LEVEL 2: PROJECTS & PRIORITIES”

W programie konferencji podsumowującej projekt przewidziano wystąpienia prelegentów oraz panel dyskusyjny, podczas którego poruszono tematy dotyczące kompetencji wymaganych na stanowisku pracownika obsługującego gości zagranicznych, kadrę i studentów zagranicznych. Tematem dyskusji były również szkolenia, dot. profesjonalnej obsługi obcokrajowców na uczelni, które w ramach projektu zostały przeprowadzone przez firmy zewnętrzne reprezentowane przez prelegentów. Goście zaprezentowali swoje materiały szkoleniowe tj. karty emocji EQdo®, które są wyjątkowym narzędziem do samodzielnej pracy z emocjami i wyzwaniami, z którymi spotykamy się każdego dnia, zarówno na gruncie prywatnym, jak również, a może przede wszystkim, w pracy. Poruszono temat wdrażania w życie zasad związanych z zarządzaniem zadaniami zgodnie z amerykańską metodą GTD® opracowaną przez Davida Allena. Co ważne, zwrócono uwagę na ogromne walory dziedzictwo kulturowego Łodzi –wyjątkowego miasta 100 fabryk, bez typowego rynku, za to z przepiękną, secesyjną ulicą Piotrkowską. Miasta, którym z dumą możemy pochwalić się naszym gościom zagranicznym. Jesteśmy szczęściarzami, gdyż wiele ciekawych zabytków znajduje się na kampusie Politechniki Łódzkiej, często przemierzanym przez pracowników Welcome Point PŁ i gości zagranicznych.

Konferencja zakończyła się konkluzją, że kompetencje, które zostały nabyte przez pracowników podczas szkoleń, to nie kompetencje tzw. miękkie lecz kompetencje kluczowe, których wartość jest niewymierna, a wszystko to dzięki wsparciu Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej NAWA.

Kontakt z Biurem Projektu: Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ, ul. Żwirki 36, 90-539 Łódź, budynek A16, mgr Paulina Danieluk, tel. (+42) 638 38 57, e-mail: welcomepoint@info.p.lodz.pl